Telefoon:
tel: 026-7440020
mob: 06-28622464

E-mail:
info@roet.nl

Contactformulier:
boekingen en informatie



Adres:
L.J. Costerstraat 5
6827 AR Arnhem

 

Shared Service Center DJI

Ondersteuning bij reorganisatie

ROET heeft twee dagen lang het Shared Service Center (SSC) Midden DJI in Ede ondersteund bij het in gang zetten van een reorganisatie. Alle werknemers deden mee aan het project.

Uit een belevingsonderzoek kwam naar voren dat klanten niet tevreden zijn over de dienstverlening van het SSC DJI. Er moet beter worden ingespeeld op de klant. Om dit te bereiken worden er multidisciplinaire klantenteams opgericht. Dit betekent een reorganisatie binnen het SSC. Het SSC Midden zal als pilot een eerste start maken.

Dag 1
Onder leiding van een interim-manager staat de organisatie een heuse cultuuromslag te wachten. Het hoofddoel van de eerste dag is om werknemers de gelegenheid te geven nog één keer achterom te kijken, zodat zij hun ongenoegen kunnen ventileren en een plekje kunnen geven. Vervolgens wordt er naar een afsluiting toegewerkt, waarbij de noodzaak van een cultuuromslag bij de werknemers zelf voelbaar wordt.

Om dit te bereiken heeft ROET het volgende project ontwikkeld: de werknemers gaan in kleinere groepen (20 personen) in workshopvorm aan de slag, onder leiding van een procesbegeleider. Zij volgen twee verschillende workshops:

In de eerste workshop maken de deelnemers een zelfportret. Uiteindelijk resulteren alle zelfportreten samen in een groepsportret. Dit groepsportret komt op het SSC te hangen ter inspiratie ('we moeten het met zijn allen doen)' en ter herinnering aan de nieuwe start.

Tijdens de tweede workshop  staat het ventileren van ongenoegen centraal, door middel van zelfonderzoek. Welke waarden vind ik belangrijk in de omgang met mijn collega's? En welke van deze waarden mis ik momenteel het meest? De waarden worden eerst individueel geïnventariseerd en vervolgens in kleine groepjes besproken, waardoor een gemene deler ontstaat van de waarden die gemist worden. Vervolgens worden deze waarden in scene gezet.

Na afloop van de workshop is er een optreden van improvisatiegroep Op Sterk Water. Zij brengen op humoristische wijze het reilen en zeilen van het SSC onder de aandacht en geven alvast luchtig richting aan de nieuwe situatie. Vervolgens gaan de deelnemers de avond in met een diner en muziek.

Deze dag is door de deelnemers beoordeeld met een 8.

Dag 2
Slogan van de dag: Ontbrekende waarden zijn waardevol en het onderzoeken waard!

Ochtendprogramma: de procesbegeleiders geven de deelnemers de gelegenheid om hun (on)genoegen op verschillende manieren te ventileren, naar aanleiding van de 
mededelingen van de interim-manager. Ook worden er op een speciale 'klaagmuur' (in de vorm van 
de interim-manager op een billboard) briefjes met opmerkingen van (on)genoegen en briefjes met positieve feedback gehangen. 

Vervolgens zal elke groep één gemiste waarde, zoals naar voren gekomen tijdens de vorige bijeenkomst, nader gaan specificeren. Er zijn in totaal 13 waarden geïnventariseerd die gemist worden in het bedrijf. De praktijkvoorbeelden worden omgezet in positieve, actieve voorbeelden die betrekking hebben op de gemiste waarden. Deze komen door heel het bedrijf heen te hangen. 

Middagprogramma: de deelnemers spelen het dynamische spel Live or Die­, dat gekoppeld wordt aan de waarden die van invloed zijn op de processen in het SSC.
Succes- en doemscenario's worden in groepjes uitgewerkt en uiteindelijk worden er statements geformuleerd. 

De basis van dit spel is dat medewerkers meedenken over het optimaliseren van zowel de interne processen (in de organisatie zelf) als de externe processen (naar de klanten toe). Het is evident dat de waarden die gemist worden invloed hebben op deze processen. Welke acties moeten er wel en juist niet ondernomen worden om de waarden die het meest gemist worden te verbeteren? En wat betekent dit uiteindelijk voor de interne en externe processen?

Met het spel Live or Die worden er twee scenario's uitgewerkt die het MT inzichtelijk maken welke stappen er wel en niet genomen moeten worden om de processen te optimaliseren. Voorbeelden van vragen waar het MT antwoord op krijgt zijn: welke processtappen zijn goed en welke zijn overbodig? Zit er onzinnige regelgeving in onze processen? Welke vragen krijgen we van onze klanten?

Deze dag is door de deelnemers gewaardeerd met een 8,5.

Het MT heeft, twee weken later, alle uitkomsten van het spel Live or Die geïnventariseerd. Het heeft hen veel nuttige informatie en bruibare inzichten opgeleverd voor de te nemen vervolgstappen.

Wilt u ook ondersteuning bij verandering in uw bedrijf of staat u aan de vooravond van een reorganisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.